Đặt định kỳ hằng tuần cho văn phòng: chốt một lần dùng cả tháng

Phòng có vài người ăn chay ngày rằm mùng một. Tuần nào cũng lặp lại đúng một vòng: ai đó nhớ ra, hỏi ai ăn, gom danh sách, gom tiền, gọi đặt, rồi đợi. Nửa tiếng của cả phòng, mỗi tháng vài lần.

Chốt một khung cố định thì vòng đó biến mất. Bài này nói cách chốt, và mấy chỗ cần chỉnh để không ai ngán sau tháng thứ hai.

Chốt gì trong một lần

Bốn thứ, chốt một lần rồi thôi:

• Ngày nào. Phổ biến nhất là mùng một và rằm âm lịch, hoặc một ngày cố định trong tuần — nhiều phòng chọn thứ hai để mở đầu tuần nhẹ bụng.
• Giờ nào. Nói giờ cần nhận chứ đừng nói giờ nghỉ trưa. Muốn ăn lúc 12h thì giao 11h30, còn kịp bày ra.
• Bao nhiêu suất và món gì. Danh sách cố định, chỉ sửa khi có thay đổi thật.
• Ai nhận và ai trả. Một đầu mối duy nhất. Đây là chỗ hay rối nhất khi nhiều người cùng nhắn.

Chốt xong thì mỗi lần chỉ cần một tin nhắn xác nhận, hoặc không cần gì cả nếu không đổi.

Ba cách chia món cho khỏi ngán

Đây là chỗ đơn định kỳ hay chết sau tháng thứ hai: ăn mãi một món thì ngán, rồi cả phòng bỏ luôn thói quen.

Cách 1 — Xoay vòng theo tuần

Tuần này Thập Cẩm, tuần sau Chả Lát Chay, tuần sau nữa Đậu Hũ Cay. Đơn giản nhất, và mọi người biết trước tuần tới ăn gì.

Cách 2 — Mỗi người một món cố định

Ai thích gì thì ghi một lần, không đổi. Cách này chốt nhanh nhất và ít lỗi nhất khi giao, vì dán tên là xong.

Cách 3 — Trộn sẵn theo tỷ lệ

Ví dụ mười suất thì bốn Thập Cẩm, ba Chả Lát Chay, hai Đậu Hũ Cay, một Bơ Đường. Không ghi tên ai, ai lấy món nào cũng được. Hợp với phòng đông và không ai kén.

Nhiều phòng chọn cách 2 cho người kén và cách 3 cho phần còn lại.

Ba chỗ hay vướng

Tuần có người nghỉ

Chốt một mốc: báo thay đổi trước một khoảng cố định, ví dụ trước 9h sáng hôm đó. Sau mốc đó thì đơn giữ nguyên. Không có mốc thì tin nhắn sửa đơn tới lúc 11h50, và bếp thì đã làm xong.

Người mới muốn tham gia giữa chừng

Cứ thêm vào danh sách từ lần sau. Thêm giữa chừng thì rơi vào đúng vấn đề ở trên.

Rằm mùng một trùng ngày lễ

Đây là ngày lượng đặt đồ chay tăng mạnh ở mọi nơi. Đơn định kỳ nên xác nhận lại trước một ngày vào những dịp đó, đừng mặc định là tự động.

Tiền nong

Một đầu mối trả, mọi người chuyển lại cho đầu mối đó. Đơn định kỳ còn có lợi thế là số tiền lặp lại giống nhau nên dễ nhớ và dễ đối chiếu.

Đơn từ 500.000đ trong bán kính 5km được miễn phí giao — phòng khoảng bảy tám người trở lên thì gần như luôn vượt mốc này, nên gom chung một đơn có lợi hơn chia nhỏ.

Công ty cần hoá đơn thì báo ngay lúc chốt đơn định kỳ, không phải báo lại mỗi lần.

Vì sao nên tách rau ra hộp riêng

Với đơn văn phòng, đây là yêu cầu đáng nói nhất. Đồ giao lúc 11h30 mà tới 12h15 mới có người ăn thì rau đã làm vỏ bánh ỉu. Tách rau ra hộp riêng thì mỗi người tự cho vào lúc ăn, và ổ bánh giữ được độ giòn.

Nói một lần lúc chốt đơn định kỳ là các lần sau tự áp dụng.

Đặt thế nào

Gọi 0923.183.183, nói rõ đây là đơn định kỳ và chốt bốn thứ ở trên. Năm tiệm mở 24 giờ nên giờ giao nào cũng nhận: 38 Lê Thị Riêng, 15B Nguyễn Thị Minh Khai, 2B Trần Hưng Đạo, 148B Đề Thám (Quận 1) và 210 Bùi Văn Ba (Quận 7).

Đơn được giao từ tiệm gần văn phòng nhất, nên quãng đường ngắn và bánh tới còn nóng.

Hỏi đáp nhanh

Đơn định kỳ cần chốt những gì?

Bốn thứ: ngày nào, giờ cần nhận, bao nhiêu suất món gì, và ai là đầu mối nhận và trả. Chốt xong thì mỗi lần chỉ cần một tin xác nhận, hoặc không cần gì nếu không đổi.

Làm sao để cả phòng không ngán sau vài tuần?

Ba cách: xoay vòng món theo tuần, mỗi người một món cố định, hoặc trộn sẵn theo tỷ lệ. Nhiều phòng dùng cách hai cho người kén và cách ba cho phần còn lại.

Tuần có người nghỉ thì báo thế nào?

Chốt một mốc cố định, ví dụ trước 9h sáng hôm đó. Sau mốc thì đơn giữ nguyên. Không có mốc thì tin nhắn sửa đơn tới sát giờ mà bếp đã làm xong.

Rằm mùng một có cần xác nhận lại không?

Nên. Đó là ngày lượng đặt đồ chay tăng mạnh ở mọi nơi, nên xác nhận trước một ngày thay vì mặc định là tự động.

Phòng bao nhiêu người thì được miễn phí giao?

Đơn từ 500.000đ trong bán kính 5km. Phòng khoảng bảy tám người trở lên thì gần như luôn vượt mốc, nên gom chung một đơn có lợi hơn chia nhỏ.

Vì sao nên xin để rau riêng?

Vì đồ giao 11h30 mà 12h15 mới ăn thì rau đã làm vỏ bánh ỉu. Tách ra thì mỗi người tự cho vào lúc ăn. Nói một lần lúc chốt đơn định kỳ là các lần sau tự áp dụng.